Hier moet je op letten bij het inrichten van een kantoorruimte

Als je je eigen bedrijf wilt starten of je wilt verhuizen naar een eigen kantoorpand omdat werken vanuit huis niet of niet meer praktisch is, dan begin je met het zoeken naar een geschikte kantoorruimte. Als je die hebt gevonden moet je gaan nadenken over de inrichting. Hoe je dat aanpakt hangt natuurlijk sterk af van de aard van je bedrijf en of je alleen werkt of personeel in dienst hebt of in dienst gaat nemen.

Het juiste kantoormeubilair

Investeer in goed kantoormeubilair, daar zal je geen spijt van krijgen. In hoogte verstelbare bureaus en bureaustoelen die je rug en heupen goed ondersteunen zorgen ervoor dat je minder snel klachten krijgt waardoor je misschien wel tijdelijk niet kunt werken. Zeker bij beroepen waarvoor je per dag uren aan een bureau zit is het belangrijk om goed op de ergonomie te letten. Maar natuurlijk is dat niet het enige waar je over na moet denken. Zo moet je beslissen of er archiefkasten moeten komen of dat je alle gegevens digitaal opslaat. Dat laatste is natuurlijk beter voor het milieu en vraagt minder ruimte. Maar soms ontkom je niet aan het uitprinten van bepaalde documenten, bijvoorbeeld omdat ze ondertekend moeten worden of omdat je het origineel moet kunnen overleggen als daarom wordt gevraagd.

Hoeveel vierkante meters heb je nodig?

Als je een kantoor gaat inrichten, dan moet je berekenen hoeveel vierkante meter je nodig hebt. Bedenk daarbij dat je misschien gedeeltelijk thuiswerkt of dat je personeel dat doet. Als dit aan de orde is dan kun je werkplekken met elkaar delen. Je hoeft dan minder bureaus te bestellen bij Dijkgraaf en je kunt besparen op het aantal vierkante meters kantoorruimte dat je nodig hebt. Ga je bezoekers ontvangen op kantoor dan moet er wellicht een vergaderkamer of zitje komen waar je deze mensen kunt spreken. Heb je een praktijkruimte nodig, zoals een schoonheidsspecialiste of een trimmer voor honden en katten, dan moet die worden ingericht op een zodanige wijze dat je er prettig en hygiënisch kunt werken.

Een alternatief voor een eigen kantoor

Voordat je een eigen kantoor gaat huren en inrichten kun je ook nog een virtueel kantoor overwegen. Hiervoor betaal je een maandelijkse vergoeding die veel lager is dan het huren van een kantoor. Je kunt er voor bijvoorbeeld 1 of meer dagen per week een werkplek reserveren zowel voor jezelf als voor je personeel. Je bent hierdoor ook veel flexibeler dan met een eigen kantoor, want de huur voor een kantoor wordt meestal aangegaan voor minimaal een jaar en meestal voor meerdere jaren. Een overeenkomst met een virtual office kun je per maand, per halfjaar of per jaar aangaan een na afloop van deze periode ook weer beëindigen. Virtuele kantoren zijn gevestigd in de grotere steden en bevinden zich op goede locaties. Dit is ook nog eens een pluspunt voor het imago van je bedrijf.

Dit artikel is een bijdrage van een externe partij en valt buiten de verantwoordelijkheid van de hoofdredactie van Brugmedia.